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Llevar la contabilidad de un negocio en 5 pasos

Emprende pero no sin antes ver estos 5 pasos sobre contabilidad

Los emprendedores que deciden aventurarse en abrir su propia empresa, deben conocer los aspectos básicos de cómo llevar la contabilidad de un negocio.

Aspectos como conocer, y mantener al día, los ciclos de facturaciones, las ventas concretadas, los costes de materia prima, el precio de la mano de obra, entre otros indicadores de la contabilidad financiera nos puede ahorrar muchos inconvenientes.

1. En un comienzo puedes llevar la contabilidad tú mismo:

Es posible que estés haciéndote esta pregunta. Y la respuesta es que sí puedes hacerlo. Sin embargo, a medida que tu negocio va creciendo, lo más recomendable es que cuentes con una ayuda profesional o inviertas en algún software contable.

Como emprendedor, cuando los negocios crecen y las obligaciones aumentan es casi obligatorio contar con un programa contable, o con una persona experta, que entienda cómo llevar la contabilidad de un negocio y se encargue de esta dentro de tu empresa.

¿Cuál es la manera más rápida de hacerlo? Para los pequeños negocios se puede trabajar fácilmente a través de cuadernos donde anotar, libros mayores o plantillas de Excel por medio de nuestro ordenador. Una vez que estamos dispuestos a trabajar, podemos comenzar.

Overhead view of young businessman and woman looking at notepad while sitting at office lobby. Coworkers discussing new business project.

2. Lo que debes tener en cuenta en la contabilidad de un negocio

Lo más básico que debes conocer como emprendedor son los ingresos y los gastos de tu negocio, esto te proporcionará información necesaria para un correcto manejo y gestión de las decisiones sobre tu empresa.

Lo mejor es que comiences por realizar un programa de facturación. Esto no solo te dará un balance de tus ingresos, gastos e impuestos pagados, sino que además te permitirá fijar la situación financiera de tu negocio y realizar proyecciones acordes a su crecimiento.

Lo recomendable es que ordenes los ingresos de tu negocio de forma cronológica, esto para constatar lo que entra diariamente en dinero hacia tu caja.

Además, siempre guarda una copia de cada operación para asegurar que tus ingresos concuerden con tu facturación al final del día, la semana o el mes.

3. Los gastos de tu negocio:

Si bien es importante conocer los ingresos de tu negocio, entender cuáles fueron tus gastos y cómo se distribuyeron estos, es fundamental para el sostenimiento y viabilidad de tu empresa.

Dicho de otra manera, no conocer tus gastos puede llevar a tu negocio fácilmente a la quiebra.

Tener un control de gastos es necesario, puesto que estos pueden llegar a ser más complicados y numerosos que los ingresos. Desde materia prima hasta gastos en local o transporte, los gastos realizados deben ser priorizados por tu negocio.

El orden es fundamental, por lo cual debes anotar tus gastos de manera organizada y bajo diferentes categorías, ya que apuntarlos sin un orden específico puede prestarse para confusiones.

Además, siempre toma en cuenta los periodos de tiempo para evitar malentendidos. Fijar la cantidad de gastos que sufre tu empresa en determinados lapsos de tiempo te permitirán identificar inconvenientes con la misma y podrás tomar decisiones a tiempo.

Si te estás preguntando por dónde empezar, puedes calcular un total de lo gastado mensualmente en un servicio prestado a tu negocio en específico.

¿Para qué sirve esto? Para identificar las prioridades de tu negocio, los gastos excesivos y demás factores que afecten tu negocio. Entre los gastos más comunes encontrarás el transporte, el inventario, la mano de obra, los servicios, el alquiler del local, entre otros.

4. Los impuestos también cuentan:

En todos los países del mundo, cualquier negocio, franquicia o empresa registrada está sujeta a impuestos. Estos pueden llegar a acarrear muchos problemas si no son pagados a tiempo.

Desde cerrar tu negocio hasta multas elevadas, los impuestos pueden llegar a convertirse en serios inconvenientes para algunos emprendedores.

Sin embargo, mantener en orden los impuestos por pagar, los impuestos pagados y todo lo referido a ellos le garantizara seguridad a tu negocio. Anota todos tus impuestos y regístralos con las fechas en las que tienes que declarar o presentarlos.

Una carpeta o archivo con copias de tus impuestos pagados y organizados por trimestre y año te ahorrará dinero y tiempo. Normalmente los programas contables cuentan con este servicio.

5. Invierte tiempo y recursos en la contabilidad:

Dedica parte de tu tiempo en poner al día todo tu papeleo contable mensualmente. No te tomará mucho tiempo hacerlo cuando utilizas programas contables robustos.

Un error común de los emprendedores es esperar cuatrimestres o un año para poner en orden el papeleo contable, lo cual se presta para confusiones y grandes pérdidas de tiempo tratando de recordar facturas y gastos pasados.

Es por esto que tener todo al día te garantizará detectar a tiempo de los problemas que pueda presentar tu negocio. Evitar este tipo de errores, y gastos innecesarios debido a sanciones, demuestra que el éxito de un negocio también depende de un buen manejo contable y una buena administración empresarial.

Fuente y Creditos:emprendiendohistorias

Cómo Llevar la Contabilidad de un Negocio en 5 Pasos

La contabilidad es una de las áreas clave para el éxito de cualquier negocio. Llevar un buen control de las finanzas no solo te permite conocer la salud financiera de tu empresa, sino que también facilita la toma de decisiones, el cumplimiento de obligaciones fiscales y la planificación para el futuro. Si te preguntas por dónde empezar, aquí te ofrecemos 5 pasos esenciales para llevar la contabilidad de tu negocio de forma eficiente.


1. Establecer un Sistema Contable Adecuado

El primer paso para llevar la contabilidad de tu negocio es elegir un sistema contable adecuado. Hoy en día, existen múltiples herramientas y software que pueden facilitarte la tarea, como QuickBooks, Xero, o incluso hojas de cálculo de Google o Excel, si tu negocio es pequeño.

Al elegir tu sistema, debes tener en cuenta el tamaño de tu empresa y la complejidad de las transacciones que realizas. Si solo realizas ventas esporádicas, un sistema simple puede ser suficiente, pero si tu negocio involucra múltiples transacciones, inventarios o pagos internacionales, necesitarás un software más robusto.

2. Registra Todas las Transacciones Financieras

Para llevar una contabilidad precisa, es imprescindible registrar todas las transacciones de tu negocio de manera detallada y constante. Esto incluye:

  • Ventas: Cada venta realizada, ya sea en efectivo o con tarjeta.
  • Compras: Las compras de bienes y servicios necesarios para operar tu negocio.
  • Gastos operativos: Todos los gastos como alquiler, sueldos, servicios públicos, suministros, etc.
  • Pagos e ingresos financieros: Incluyendo pagos a proveedores y deudas, así como ingresos por inversiones, si los hubiera.

Es recomendable registrar las transacciones de forma diaria o semanal para evitar acumular un desorden de datos, lo que podría ocasionar errores al final del mes.

3. Clasifica las Transacciones en Categorías Contables

Una vez que has registrado todas las transacciones, es importante clasificarlas correctamente para entender en qué está gastando tu negocio y de qué manera está generando ingresos. Algunas de las categorías comunes incluyen:

  • Ingresos: Todo el dinero que entra en tu negocio por ventas o prestación de servicios.
  • Costos de ventas: Los gastos directamente relacionados con la producción de bienes o servicios (por ejemplo, materiales, suministros, mano de obra directa).
  • Gastos operativos: Los gastos generales como alquiler, servicios, salarios, publicidad, y más.
  • Activos y pasivos: Los bienes que posee la empresa (activos) y las deudas o compromisos que tiene (pasivos).

Clasificar correctamente cada transacción te permitirá tener una visión clara de tus ganancias y gastos, además de facilitar la preparación de estados financieros.

4. Prepara los Estados Financieros

Los estados financieros son documentos clave que te permiten analizar el rendimiento de tu negocio. Los principales estados financieros son:

  • Balance general: Muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de tu empresa. Este estado es importante para ver la solidez financiera de tu negocio.
  • Estado de resultados (o cuenta de pérdidas y ganancias): Detalla tus ingresos, costos y gastos durante un periodo determinado. Te ayuda a entender si tu negocio está siendo rentable o no.
  • Estado de flujo de efectivo: Muestra cómo el dinero entra y sale de tu negocio. Este estado es vital para saber si tienes suficiente liquidez para operar sin problemas.

Debes preparar estos estados de manera mensual o trimestral para tener una visión clara de tu situación financiera.

5. Cumple con las Obligaciones Fiscales y Realiza un Seguimiento Regular

El último paso en la contabilidad es asegurarte de cumplir con tus obligaciones fiscales. Esto incluye:

  • Declarar impuestos: Según el tipo de negocio y el país en el que operes, deberás pagar impuestos sobre las ventas, sobre la renta, sobre la nómina, entre otros.
  • Presentar informes contables: Dependiendo del tamaño de tu empresa, es posible que debas presentar informes periódicos a las autoridades fiscales.

Además de cumplir con tus obligaciones, es fundamental hacer un seguimiento regular de tus finanzas. Revisa tus estados financieros y ajusta tu estrategia si es necesario. Esto te permitirá identificar oportunidades de mejora, como reducir costos innecesarios, mejorar las ventas o gestionar mejor los flujos de efectivo.


Conclusión

Llevar la contabilidad de un negocio puede parecer una tarea compleja, pero siguiendo estos 5 pasos esenciales, podrás mantener un control adecuado de las finanzas de tu empresa. Desde establecer un sistema contable eficiente hasta cumplir con las obligaciones fiscales, cada paso es crucial para tomar decisiones informadas y garantizar la salud financiera de tu negocio a largo plazo. Si no tienes experiencia en contabilidad, no dudes en buscar la ayuda de un profesional que pueda guiarte en este proceso. ¡Un buen manejo contable es clave para el éxito de tu emprendimiento!

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